Niezapłacone faktury a koszty uzyskania przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów ma prawo uwzględnić w niej niezapłacone faktury bez względu na metodę prowadzenia księgi.

Według art. 22 ust. Updof. podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną, może potrącić koszty uzyskania przychodów tylko w roku, w którym zostały one poniesione. Data wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu jest datą poniesienia kosztu, którą wpisuje się do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (art. 22 ust. 6b updof).
Podatnik, prowadzący podatkową książkę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną, księguje zatem w niej koszty z datą wystawienia faktury, bez względu na datę jej zapłacenia.

Z dniem 1 stycznia 2013r. wprowadzone zostały zmiany w sposobie uwzględnienia kosztów faktur nieopłaconych. Ustawa z dnia 16 listopada 2012r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz. U. poz. 1342) wprowadziła do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 24d.
Zgodnie z tym artykułem, w przypadku, gdy kwota wynikająca z faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu, zaliczona została do kosztów uzyskania przychodu w książce podatkowej, a faktura ta nie została opłacona w odpowiednim terminie, podatnik jest zmuszony zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o wartość wynikająca z danej faktury.

Zmniejszenie kosztów podatkowych powinno nastąpić w momencie, gdy termin płatności:
• nie przekracza 60 dni – w miesiącu, w którym upłynie 30 dni od daty ustalonego terminu płatności, jeśli podatnik nie ureguluje kwoty zobowiązania w ciągu 30 dni od daty terminu upływu płatności
• jest dłuższy niż 60 dni – w miesiącu, w którym upłynie 90 dni od daty zaliczenia kwoty do kosztów podatkowych, jeśli w tym okresie płatność nie została uregulowana.

W przypadku, gdy w miesiącu, w którym podatnik ma obowiązek zmniejszyć koszty uzyskania przychodu, nie poniesie kosztów uzyskania przychodu lub będą one niższe od kwoty zmniejszenia, to będzie musiał zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostaną zmniejszone koszty ich uzyskania.

Podsumowując, podatnik, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną, może ewidencjować w kosztach niezapłacone faktury. Musi jednak pamiętać o kontrolowaniu terminów płatności, wykazanych w fakturach, bowiem jeśli minie określony wcześniej termin, będzie musiał wyłączyć kwoty wykazane w tych fakturach z kosztów.